Zorg voor oude bewonersdossiers

Zorg voor bewoners, ook na vertrek of overlijden

Wist je dat het Erfgoedhuis ook advies geeft aan de 65 zorg- en onderwijsorganisaties van de Taborgroep, een lekennetwerk dat sinds 2003 het werk van de Vlaamse Zusters van Liefde voortzet.

Zo klopte recent Taborpartner De Triangel bij ons aan met de vraag wat ze moeten doen met hun zolder vol archieven en oude cliëntendossiers. Welke van de duizenden papieren mocht het Lovendegemse dienstverleningscentrum voor kinderen en volwassenen met een verstandelijke beperking weggooien en welke belangrijke dossiers moesten zeker bewaard blijven?

Opruimen met zorg

We trokken naar de zolder van De Triangel en gaven advies over de archiefselectie. Bij die selectie houden we rekening met wettelijk vastgelegde bewaartermijnen, het operationele nut en de historische waarde van de documenten. De uurroosters van het jaar 1986, de stencils van de opendeurdag en andere overbodige papieren kregen een etiket “VERNIETIGEN” en werden kort nadien opgehaald door een gespecialiseerde vernietigingsfirma. Meer dan 2.600 kilo papier verliet de zolder.

We zonderden ook de tijdelijk te bewaren archieven (bv. facturen) af van historisch waardevolle informatie (bv. directieverslagen of jaarrekeningen). Deze historische archieven zal De Triangel ‘voor eeuwig’ bewaren, terwijl we van de tijdelijke archieven elke jaar een deel vernietigen, op ritme van het verstrijken van de afgesproken bewaartermijn.

Zorgen over de oude bewonersdossiers

Op de zolder van De Triangel lagen ook nog stapels oude cliëntendossiers van bewoners die ondertussen waren vertrokken of overleden. In totaal ging het om één groot alfabetisch klassement van wel 30 meter dat bijna 60 jaar omspande (1960-2017).

Afbeelding_1

Deze dossiers omvatten standaard een sociaal, een pedagogisch en een administratief-financieel luik waarin het kind of de volwassene tijdens zijn of haar verblijf in De Triangel wordt opgevolgd. De vraag rees: wat doen we hiermee? Bewaren, selecteren of vernietigen? Wat kan, wat mag, en hoe doen we dat dan?

Afbeelding_2

Zorg voor het wettelijke

Sowieso legt het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) een minimale bewaartermijn van 10 jaar op. Als er in de dossiers ook medische gegevens zitten – en dit is het geval voor De Triangel – dan loopt de wettelijk verplichte bewaartermijn zelfs op tot 30 jaar.

Na deze termijn mag je in principe je bewonersdossiers vernietigen, op een correcte manier. Deze dossiers bevatten immers bij uitstek heel persoonlijke gegevens en foto’s en je wil als organisatie niet dat deze informatie op straat belandt. Je geeft de dossiers dus niet zomaar mee met het ‘oud papier’, maar je laat een gespecialiseerde afvalfirma komen die de dossiers versnippert of verbrandt en ook een bewijs van vernietiging aflevert.

Afbeelding_3

Zorg voor levensverhalen

De Triangel gaat een stap verder en kiest ervoor om haar oude bewonersdossiers niet te vernietigen, maar permanent te bewaren. Concreet zullen alle dossiers ouder dan 30 jaar worden overgedragen aan ons Erfgoedhuis, waar ze deskundig zullen worden bewaard en toegankelijk worden gemaakt.

Bewaring geeft in de eerste plaats oud-bewoners of hun familieleden de kans om het dossier ook in latere fases in hun leven in te kijken en puzzelstukjes uit hun levensverhaal een plaats te geven. Daarnaast vormen de dossiers een schat aan informatie voor sociaal en historisch onderzoek. Ze laten historici en pedagogen toe om organisatieontwikkelingen en pedagogische evoluties concreet te maken via de zorg- en levensloop van bewoners.

De dossiers bevatten talloze verhalen van pijn en verdriet, maar ook van hoop en kracht. Ze geven bovenal een stem aan kinderen en volwassenen die omwille van hun verstandelijke beperking te weinig worden gehoord in onze maatschappij.

Afbeelding_4_

 Zorg voor toegankelijkheid

Natuurlijk moet het inkijken van de dossiers door externen steeds gebeuren met het nodige respect voor oud-bewoners en hun familie. Daarom ondertekenen onderzoekers die de data voor onderzoek willen gebruiken een strikte privacy-overeenkomst.

Meer lezen?

Over de waarde van bewonersdossiers: Lieselot De Wilde en Bruno Vanobbergen, ‘Puzzling history : the personal file in residential care : a source for life history and historical research’, in: History of Education (2017) 46 (3), p. 384-397.

Een mooie publicatie over de geschiedenis van partnerorganisatie Z&O De Hagewinde waarbij de auteurs gebruik maakten van oude bewonersdossiers: Ben Wuyts, Tinneke Moyson e.a. 175 jaar B(l)oeiende zorg in Lokeren. De evolutie van de zorg door de Zusters van Liefde in woord en beeld. Gent, Academia Press, 2012.

Ben jij een Tabor partnerorganisatie en wil je zelf aan de slag?

Contacteer An Vandenberghe, an.vandenberghe@erfgoed.zvl.org, tel. 0493 13 52 76.